Wanneer iemand overlijdt, moet dit officieel vastgesteld worden door een arts, op de plaats van het overlijden. Dus eerst dient altijd een arts opgeroepen te worden en pas na het invullen van de documenten kan de begrafenisondernemer langs gaan om de overledene op te halen.
De behandelende geneesheer zal de oorzaak en het tijdstip van overlijden officieel vaststellen, en levert een wettelijk document af (Model III C) dat de begrafenisondernemer nodig heeft voor de aangifte van het overlijden bij de gemeente. Deze aangifte dient te gebeuren in de gemeente van overlijden en in de gemeente van begraving.
Wanneer de overledene zelf de keuze voor crematie gemaakt heeft (zelf een laatste wil heeft ingediend in zijn gemeente van woonst) of zijn familie kiest voor crematie dan moet er een tweede arts een vaststelling doen, deze is aangesteld door de gemeente en wordt verwittigd door de begrafenisondernemer. Deze vaststelling gebeurt in het uitvaartcentrum.